Administraatori seadistused
Vilepuhumise lahenduse kasutamiseks on vaja Guava administraatori keskkonda. Kui kasutatakse Guava täislahendust, siis saab tagasisidet vastu võtta nii Guava siseselt kui ka kodulehele paigutatava välisvormina. Juhul, kui kasutatakse ainult vilepuhumise erilahendust, siis on tagasisidestamiseks veebivorm, mida saab paigutada nii kodulehele, kui teistesse organisatsiooni kasutatavatesse infokanalitesse.
Vormi loomine
Info vastuvõtmiseks tuleb luua vormitüüp. Seda saab teha Admin > Vormid > Tüübid > "Lisa uus tüüp"
Ära tuleks täita
Nimi
Kirjeldus (soovi korral)
Liikmed - saab määrata konkreetsed kasutajad, kes saadetud vorme saavad näha. Lahtri täitmata jätmisel saavad infot näha ning teavitusi kõik administraatorid.
Nähtav - pole vaja täita, välja kasutatakse vormide sihtimiseks kindlale sihtgrupile, samas "vilepuhumise vorm" peab kättesaadav olema kõigile.
Edasta e-postile - võib täita kui soovitakse saata lisaks info ka veel välisele e-posti adressile. Guava kasutajate emaile lisaks täita pole tarvis.
Tähtajad - saab määrata meeldetuletused erinevatele staatustele. Vilepuhumise direktiiv sätestab info kättesaamise kinnituse saatmise 7 päeva jooksul, ehk tähtaeg peaks olema 7. Ning juhtumi analüüsi tulemuse edastamine üldjuhul 3 kuu jooksul, ehk tähtaeg peaks olema 90.
Selline seadistus tähendab, et teil on aega uue vormi staatus "Uus" muutmiseks staatusesse "Pooleli" 7 päeva ning sealt omakorda staatusesse "Suletud" 90 päeva ning süsteem annab tähtaegade möödumisest lisateavitusega märku. Selleks, et süsteem teavitaks täiendavalt tähtaegade kättejõudmisest, saab kasutada välju "Meeldetuletus".
2. Vormi avalikustamine
Igal vormitüübi on nii sisemine kui avalik link. Sisemist vormi on võimalik kasutada Guava lahenduse sees kasutamise / viitamiseks ning seda saab täita ainult Guava kasutaja. Välise lingi on võimalik panna nt enda kodulehele veebivormina, et ka partnerid saaksid vorme edastada - sellisel juhul Guava kasutajakonto pole vaja.
Mõlemad lingid on leitavad Admin > Vormid > Tüübid > ning vormitüübi juures kolme nupu alt "kopeeri link". Seejärel ilmuvad selle tüübibi lingid, mida saab kasutada:
NB. Kõike linke on võimalik teha QR koodideks (nt tasuta Chrome brauseris), mida saab kasututada nt kleebistena tootmis- või laoüksuses ja kontori kohvinurgas, et inimestele edastamine võimalikult mugavaks teha.
Selle juhendi QR kood
Toimingud edastatud vormidega.
Kiireks ülevaateks vaata alljärgnevat videot.
Kõik laekunud vormid on näha Admin > Postkast. Kuna administraatori vaade on kasutaav ainult brauseriversioonis, siis on alternatiivselt on vorme võimalik mobiilis vaadata Vormid > Määratud.
Vormidega on võimalik teha järgmisi tegevusi:
Muuta staatust - kõik vormid tulevad sisse staatusega "uus", võimalikud staatused on "pooleli" (töös) või "lõpetatud". Vorme saab ka arhiveerida.
Määrata täiendavaid juurdepääsuõigusi Guava kasutajatele - kui soovi kaasta vormi täiendavaid kasutajaid, saab vormi teha nähtavaks lisades kasutajaid Juurdepääs lahtrisse.
Lisada sisemine kommentaar - kommentaar, mida näevad ainult Juurdepääs lahtris kuvatavad kasutajad
Lisada avalik komentaar - kommentaar, mida näeb lisaks Juurdepääs lahtri kasutajatele ka vormi saatja.
Vorme arhiveerida - vaikimisi on Postkastil peal filter kuvamaks ainult aktsiivsete staatustega vorme. Kui vorm arhiveerida, siis kaob ta avalehelt ära.
Vorme laadida alla exceli formaadis - vajuta menüüst "Ekspordi"
Täiendavaid ideid vilepuhumise kanali juurutamisel:
1. Avaliku vormi kaaskiri.
Enne, kui paluda vilepuhujat vajutada linki ning asuda vormi täitma, oleks mõistlik luua spetsiaalne veebileht, millel kuvada rohkem infot protsessi kohta. Erinevatel organisatsioonidel on tekst erinev, allpool toome välja ühe võimalustest:
Hea [organisatsiooni nimi] rikkumisest teavitamise kanali kasutaja!
Selle kanali kaudu saate teatada kahtlustatavatest rikkumistest, ebaeetilisest käitumisest või turvalisuse / andmekaitse rikkumistest meie organisatsioonis.
Me käsitleme teie teateid konfidentsiaalselt.
Ainult isikud, kellele oleme andnud loa teadete töötlemiseks, saavad teie teadet vastu võtta ja näha. Nad töötlevad teadet asjakohaselt ja võtavad arvesse vilepuhujate kaitse direktiivi nõudeid (seaduse täistekst on leitav siit. Te võite soovi korral esitada teate anonüümselt.
Püüame kinnitada teate kättesaamist kanali kaudu 7 päeva jooksul pärast esitamist. Seejärel anname teile 3 kuu jooksul teada, milliseid meetmeid oleme teate alusel võtnud.
Edasi vormi täitma (link vormile).
Lugupidamisega,
[Organisatsiooni nimi] juhatus